SMART WORKING: IL TRIBUNALE DI COSENZA HA ANNULLATO LA SANZIONE DEL GARANTE SULLA TIMBRATURA DA REMOTO

Secondo il Tribunale lo strumento utilizzato dall’Amministrazione non effettuava un “monitoraggio diretto, costante e indiscriminato dell’attività del lavoratore” e quindi non aveva finalità e tecniche contrarie a quelle previste dall’art. 4 l. 300/1970 (Statuto dei lavoratori).

Il Tribunale di Cosenza, con la sentenza n. 972 dell’ 1 luglio 2026, ha annullato una sanzione da 50mila euro inflitta dal garante della Privacy ad una Pubblica Amministrazione per l’utilizzo di un programma informatico per la timbratura da remoto (“Time Relax”), ossia per la rilevazione delle presenze del personale in smart working. 

IL CASO

La vicenda ha avuto origine dal reclamo presentato da una dipendente dell’Ente per presunto illecito trattamento dei dati personali. La lavoratrice era stata autorizzata a svolgere la propria attività in modalità agile, con la possibilità di operare da tre diversi luoghi da lei preventivamente indicati. Tuttavia, nel corso di alcuni controlli effettuati il 23 e il 25 gennaio 2024, è risultata presente in un luogo diverso da quelli dichiarati. Pertanto, l’Ente ha avviato un procedimento disciplinare nei confronti della lavoratrice. 

Il Garante, esaminato il reclamo, ha ritenuto che il sistema “Time Relax” costituisse uno strumento di monitoraggio continuo, massivo e indiscriminato, in violazione degli artt. 5, 6, 13, 25, 35 e 88 del GDPR e degli artt. 113 e 114 del Codice di protezione dei dati personali, irrogando nei confronti dell’ente la sanzione di 50mila euro.

La P.A. ha quindi impugnato l’ingiunzione.

COME FUNZIONA IL SISTEMA TIME RELAX

Il Tribunale ha approfondito il di funzionamento dell’applicativo “Time Relax”, rilevando come il suo meccanismo operativo fosse stato frainteso dal Garante.

L’Autorità di vigilanza aveva, infatti, ritenuto che il programma costituisse “uno strumento di monitoraggio diretto, costante e indiscriminato dell’attività del lavoratore”, sostenendo che il suo utilizzo non fosse ammissibile neppure in presenza di un accordo con le rappresentanze sindacali. Inoltre, il Garante aveva ritenuto irrilevante il consenso prestato dal dipendente alla geolocalizzazione, escludendo che tale consenso potesse costituire un valido presupposto di liceità per il trattamento dei dati personali.

Diversamente, il Tribunale ha accertato che “Il programma informatico serve a rilevare l’effettiva presenza del dipendente durante l’orario di lavoro, nel caso in cui la prestazione lavorativa sia stata eseguita all’esterno dei locali aziendali con la modalità di lavoro agile, e consiste in un sistema di timbratura da remoto, che rileva, registra e conserva le coordinate geografiche e la sede in cui il lavoratore autorizzato al lavoro agile si trova, nonché, correlatamente, il giorno e l’orario di ingresso e uscita dal lavoro domestico ma solo al momento della timbratura”.

Durante l’orario di lavoro non vengono effettuate altre rilevazioni, fatta eccezione per eventuali controlli ispettivi a campione. Peraltro, tali controlli vengono effettuati in modo casuale, previa telefonata al dipendente nell’ambito della fascia oraria di reperibilità, “con la quale si invita il lavoratore a fare una doppia timbratura mediante l’applicazione Time Relax, previo consenso alla geolocalizzazione”.

Il sistema non acquisisce, né conserva dati relativi alla posizione del lavoratore al di fuori dei momenti di rilevazione della presenza e non opera oltre l’orario di servizio.

I dati conservati sono esclusivamente quelli spazio-temporali associati alle timbrature, ordinarie o straordinarie, senza che venga effettuato un controllo continuativo sulla presenza o sull’attività del dipendente.

Per tali ragioni, il Tribunale ha ritenuto che “più che a un monitoraggio della condotta del dipendente siamo di fronte a un mezzo di controllo datoriale assimilabile a quello che usualmente si svolge sul personale che lavora in presenza o mediante rilevazione diretta o, più comunemente, mediante sistemi automatizzati di timbratura. L’unica differenza rispetto alla timbratura in azienda consiste nella remotizzazione del sistema di verifica, che impone giocoforza l’istantanea ed estemporanea geolocalizzazione del dipendente, sia nelle normali e quotidiane operazioni di vidimazione che in quelle straordinarie occasionate dai controlli ispettivi a campione”.

Una volta chiarito l’effettivo funzionamento del sistema, il Tribunale ha affrontato il tema della legittimità dello strumento, alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali.

I PRINCIPI GIURIDICI AFFERMATI DAL TRIBUNALE

1. La distinzione tra strumenti di controllo e strumenti di rilevazione della presenza

Il Tribunale ha richiamato la distinzione prevista dall’art. 4 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori) tra:

• strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze (art. 4, co. 2, L. 300/1970): non richiedono accordo sindacale né autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro;
• strumenti di controllo a distanza dell’attività lavorativa (art. 4, co. 1, L. 300/1970): ammessi solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale, previo accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.

Il Giudice ha ritenuto che, “per le caratteristiche e le finalità del programma informativo usato […] il Time Relax non sembra certo uno strumento di controllo indiscriminato e continuativo dei movimenti del lavoratore, quanto piuttosto un programma informatico più simile agli strumenti di rilevazione della presenza e di timbratura, di cui all’art. 4, comma 2, ma con delle potenzialità tecniche che suggeriscono – come effettivamente ha fatto l’– l’adozione del complesso di garanzie di cui al primo comma”.

2. La rilevanza della concertazione sindacale e del consenso del lavoratore 

Accertato, dunque, il Time Relax rientra fra le finalità contemplate dall’art. 4 st. lav., la stipula di un accordo con le organizzazioni sindacali competenti costituisce il secondo presupposto per l’ammissibilità dello strumento di controllo. 

Nel caso di specie, l’utilizzo di Time Relax era stato:

• concordato con le rappresentanze sindacali;
• inserito nel PIAO 2024-2026 dell’ente; 
• comunicato ai dipendenti con note esplicative sul funzionamento dell’applicativo;
• accettato dalla lavoratrice con consenso informato prestato prima dell’attivazione del regime di lavoro agile.

Pertanto, una volta accertato che Time Relax è stato utilizzato per il perseguimento di finalità organizzative legittime ai sensi dell’art. 4, comma 1, della legge n. 300/1970, tanto l’accordo sindacale quanto il consenso prestato dal lavoratore assumono piena rilevanza ai fini della legittimità dell’utilizzo dello strumento.

3. I limiti del potere del Garante

Infine, il Giudice ha rilevato un eccesso di potere dell’Autorità garante “consistente nell’ingerenza sulle scelte datoriali su modi e tempi delle verifiche sui dipendenti, che dovrebbero, secondo l’Authority, prescindere da sistemi automatizzati”. 

COSA CAMBIA PER AZIENDE ED ENTI PUBBLICI

La sentenza chiarisce un punto pratico di grande rilevanza operativa per i datori di lavoro che gestiscono personale in smart working: il controllo della presenza in lavoro agile è legittimo, a condizione che siano rispettate precise condizioni cumulative. 

In primo luogo, lo strumento deve rilevare la presenza in modo occasionale e circoscritto, senza tradursi in un monitoraggio continuativo degli spostamenti o dell’attività svolta dal lavoratore. La sua adozione deve, inoltre, essere preceduta da accordo con le rappresentanze sindacali e inserita nella regolamentazione interna del lavoro agile. Il lavoratore deve ricevere un’informazione chiara e preventiva sul funzionamento del sistema e sulle modalità dei controlli, anche attraverso l’acquisizione del consenso informato. Anche le verifiche a campione devono essere previamente regolamentate e svolte secondo una procedura definita, che preveda, in particolare, un avviso al lavoratore, l’individuazione di una fascia oraria di reperibilità e la doppia timbratura.

Infine, la raccolta dei dati deve rispettare un criterio di minimizzazione, limitandosi alle informazioni strettamente necessarie, quali l’orario e il luogo della timbratura, senza procedere alla conservazione sistematica di ulteriori dati relativi agli spostamenti o all’attività del lavoratore.

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Lo studio è a disposizione per ogni chiarimento in materia di gestione del personale in smart working, raccolta dei dati e predisposizione di informative ai dipendenti.

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