Considerato il caro carburante e l’impennata dell’energia elettrica è quantomai opportuno che le decisioni datoriali in materia di costo del lavoro si basino analizzando le opzioni possibili per rendere più sostenibili gli spostamenti dei dipendenti.

È possibile, infatti, gestire l’erogazione di apposite indennità di trasferta o erogare il bonus carburante. 

Quale è la scelta più conveniente per il datore di lavoro?

Indennità di trasferta

Chi ne ha diritto

I lavoratori dipendenti che si recano fuori del territorio comunale sede di lavoro per trasferte o missioni hanno diritto a percepire una specifica indennità giornaliera, di importo pari a quanto previsto dai CCNL o dagli accori di secondo livello o aziendali.

Per trasferte effettuate fuori del territorio comunale si intendono quelle effettuate fuori dalla sede naturale in cui il lavoratore dipendente è tenuto contrattualmente a svolgere il proprio lavoro.

Si tratta di indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale oltre al rimborso di spese viaggio e di trasporto, di alloggio, o di vitto. La tassazione delle indennità e dei rimborsi spese percepiti per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale è diversificata a seconda che il lavoratore in trasferta riceva totalmente o parzialmente un rimborso a piè di lista.

Gli importi erogabili in esenzione per le trasferte

Di seguito gli importi limite erogabili in esenzione:

A) Trasferte in Italia:

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto: – Indennità: esente fino a 46,48 euro/giorno;

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto + rimborso spese alloggio (o alloggio fornito gratuitamente): Indennità: esente fino a 30,98 euro/giorno;

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto + rimborso spese vitto e alloggio (o vitto e alloggio forniti gratuitamente): Indennità: esente fino a 15,49 euro/giorno;

– Rimborso di altre spese, anche non documentabili, sostenute dal dipendente: esente fino a 15,49 euro/giorno.

B) Trasferte all’estero:

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto: – Indennità: esente fino a 77,46 euro/giorno;

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto + rimborso spese alloggio (o alloggio fornito gratuitamente): Indennità: esente fino a 51,64 euro/giorno;

– Indennità + rimborso spese viaggio e trasporto + rimborso spese vitto e alloggio (o vitto e alloggio forniti gratuitamente): Indennità: esente fino a 25,82 euro/giorno;

• Rimborso di altre spese, anche non documentabili, sostenute dal dipendente: esente fino a 25,82 euro/giorno.

Le modalità di rimborso dell’indennità di trasferta

Le modalità di rimborso delle spese di trasferta e la spettanza o meno di indennità di trasferta dipende dai contratti collettivi e dai regolamenti interni dell’azienda.

In generale, ai fini del rimborso, tutte le spese effettuate nel corso di una missione o una trasferta, preventivamente autorizzata, devono essere giustificate con la relativa documentazione.

L’erogazione dell’indennità forfettaria avviene invece con inserimento nel LUL del relativo importo giornaliero che, nei limiti suesposti, rimane non imponibile fiscalmente e sotto il profilo contributivo.

Quando si effettua il pagamento dell’indennità di trasferta

I rimborsi per le spese di trasferta e il pagamento delle relative indennità viene effettuato generalmente con il pagamento dello stipendio del mese in cui la liquidazione è stata effettuata dall’impresa.

I regolamenti interni consentono al personale impegnato in attività fuori sede di richiedere un anticipo delle spese di trasferta.

Buono carburante

Il buono carburante può essere erogato unicamente dai datori di lavoro del settore privato. 

Sono dunque esclusi dall’applicazione di questa misura:

– le amministrazioni dello Stato;

– gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative;

– le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo

– le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni;

– le istituzioni universitarie;

– gli Istituti autonomi case popolari;

– le Camere di commercio industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni;

– gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali;

– le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale;

– l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN);

– le Agenzie, di cui al D.Lgs. n. 300/1999.

Il buono carburante non può essere erogato a tirocinanti, collaboratori coordinati e continuativi o amministratori. 

I buoni carburante sono cumulabili con i 258,23 euro ivi previsti quale massimale erogabile in esenzione a titolo di fringe benefits. In pratica, il valore dei buoni carburante (nel massimale dei 200 euro) rappresenta una ulteriore agevolazione rispetto alla soglia ordinaria pari a 258,23 euro (600 euro per il 2022).

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Il valore del buono carburante

Il valore erogabile, nell’importo massimo di 200 euro deve riguardare esclusivamente buoni per il rifornimento di carburante per autotrazione:

– benzina;

– gasolio;

– GPL;

– metano;

– ricarica di veicoli elettrici.

L’erogazione del buono carburante

L’erogazione dei buoni da parte dei datori di lavoro privato avviene su base volontaria anche individuando ad personam i lavoratori beneficiari e senza necessità di un preventivo accordio contrattuale, a patto che l’erogazione non sia stata prevista in sostituzione del premio di risultato.

I buoni possono essere erogati sia in formato cartaceo che elettronico e dovranno riportare il loro valore nominale.

L’erogazione del bonus carburante prescinde dalla verifica di qualunque limite reddituale in capo al lavoratore percettore.

Quando distribuire il buono carburante

La distribuzione dei voucher, da parte del datore di lavoro, dovrà essere effettuata entro e non oltre il 12 gennaio 2023, in applicazione del principio di cassa allargato, ma i buoni erogati possono essere utilizzati anche in data successiva.

Cosa conviene al datore di lavoro

Nella successiva ipotesi di calcolo il datore di lavoro decide di erogare al proprio lavoratore una somma di importo pari a 200 euro in considerazione dell’incidenza del caro energia sul consumo di carburante necessario per gli spostamenti legati ad esigenze di lavoro.

La somma prevista può essere erogata tramite buono carburante (esenzione fiscale ad esclusivo beneficio del lavoratore dipendente) o a titolo di trasferta (esenzione fiscale e contributiva).

Risparmio %

L’esenzione contributiva applicabile alle somme erogabili a titolo di trasferta determina un risparmio in favore dell’azienda, in termini di costo del lavoro, in misura pari all’8%.

Credit by IPSOA